Publicatiedatum: 8 mei 2018
Dit is de Privacyverklaring van Anne Rodenburg Haptotherapie te Weert, ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 14103493. Deze privacyverklaring heeft betrekking op de gegevensverwerking door Anne Rodenburg Haptotherapie (verder te noemen ARH) in het kader van Haptotherapie, Stress- en burn-out coaching en Talentontwikkeling binnen de praktijk.
I De gegevensverwerking vindt plaats ten behoeve van:
1. de kwalitatieve inhoudelijke persoonlijke zorg
2. de administratieve verwerking van cliëntengegevens voor een geordende bedrijfsvoering
3. het voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de praktijk rondom cliëntenbehandeling en -begeleiding.
ARH respecteert de privacy van alle cliënten en klanten van de praktijk en van de gebruikers van de website van de praktijk. De praktijk draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.
De praktijk verwerkt persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevens Bescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet.
II Privacyverklaring t.a.v. de diensten aan bezoekers van de website van ARH
1. Deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van ARH. U dient zich ervan bewust te zijn dat ARH niet verantwoordelijk is voor het privacy-beleid van andere sites, die via een link op onze site bereikbaar zijn. ARH raadt u aan bij het via onze website benaderen van websites van derden telkens de privacy statement en disclaimer van die andere website te raadplegen. U kunt zien dat u niet meer op de website van de praktijk bent als de URL is gewijzigd.
2. De website van ARH staat onder beheer van Anne Rodenburg Haptotherapie. De contactgegevens van ARH zijn te vinden op voornoemde site.
3. E-mail en adresgegevens die via een Contactformulier van de website aan ARH worden verstrekt, zullen alleen worden gebruikt voor het beantwoorden van de door u gestelde vraag, tenzij u schriftelijk of per mail ook actief toestemming heeft gegeven voor het toezenden van de nieuwsbrief ‘Ann-E-Zine’ van de praktijk.
4. Bezoekers kunnen met hun vragen over de privacyverklaring terecht bij ARH.
5. Gebruik van Cookies: De website van ARH slaat informatie op op uw PC ten behoeve van de verbetering van het gebruik van de website. ARH maakt gebruik van cookies om het online gebruiksgemak voor de bezoekers van onze website te vergroten en om na te gaan hoe de site gebruikt wordt, zodat zij op basis daarvan de kwaliteit van onze diensten kan verbeteren. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die opgeslagen worden op de harde schijf van de computer van de websitebezoekers. Deze bestandjes zorgen ervoor dat de website onze bezoekers herkent bij terugkomst en instellingen onthoudt. De website maakt gebruik van Google Analytics en StatCounter, wat de praktijk inzicht geeft over hoe bezoekers haar website gebruikt. Bij een bezoek aan de website of bij gebruik van sommige van onze producten slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd. Ook voor de Social Media knoppen en embedded content worden er cookies opgeslagen op de computer van onze bezoekers.
Lees hier welke cookies Anne Rodenburg Haptotherapie plaatst.
Lees hier hoe u cookies van uw PC kunt verwijderen.
6. De gegevensverwerking op de website wordt technisch gefaciliteerd door de webhoster ManagedWPHosting, WordPress Software en bijbehorende Plug-In-software van de website. De verwerkte gegevens betreffen: IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd.
7. ARH streeft ernaar haar website volledig AVG-proof te maken. De eerste stap hierin is de installatie van de GDPR Compliance PlugIn zodra deze gereed is. ARH volgt de ontwikkelingen van de GDPR compliance van de WordPress organisatie op de voet en zal alle software die ontwikkeld wordt om WordPress ‘GDPR -compliant’ te maken zo spoedig mogelijk na vrijgave installeren. De GDPR compliance PlugIn faciliteert een toestemmingsverklaring bij de Contactformulieren van de site, de mogelijkheid om een overzicht te ontvangen van aanvragen, en functionaliteit om het recht op vergetelheid uit te oefenen. Functionaliteit ten behoeve van GDPR-compliance van eveneens gebruikte PlugIns voor aanmelding voor de Nieuwsbrief en voor het Downloaden van bestanden is in wording. Klik op deze link voor een overzicht van de functionaliteit van deze GDPR-PlugIn.
8. Disclaimer ten aanzien van de privacyverklaring op de website: ARH is gerechtigd de inhoud van de privacyverklaring te wijzigen zonder dat de bezoeker daarvan op de hoogte wordt gesteld. Het doorvoeren van de wijziging op de website is daarvoor afdoende.
III Privacyverklaring t.a.v. gebruik van de webshop van ARH
1. Het is mogelijk via de website van ARH documenten te downloaden tegen vergoeding. Voor deze faciliteit wordt gebruik gemaakt van Easy Digital Downloads en Mollie Payments for Easy Digital Downloads. Mollie Payments stelt dat voor de samenwerking van websites met haar activiteiten geen verwerkersovereenkomst nodig is. ARH conformeert zich aan de stellingname van Mollie-Payments. De software van Easy Digital Downloads betreft additionele (PlugIn)-software toegevoegd aan de WordPress-software van de site die valt onder de GDPR-Compliance genoemd bij punt II.7.
IV Privacyverklaring t.a.v. personen die ingeschreven staan voor de Nieuwsbrief Ann-E-Zine van ARH
1. Uw e-mail adres zal slechts voor het informeren over de producten en diensten van ARH en het toesturen van inspiratiemateriaal gebruikt worden indien u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven.
2. U kunt het ontvangen van ARH-mailings ten allen tijde stopzetten via de in de betreffende mailing aangegeven methode.
3. Het nieuwsbrief-systeem verzamelt voornaam, achternaam en e-mailadres van de aangemelde persoon. Deze gegevens worden door MailChimp verwerkt. De servers van MailChimp zijn gevestigd in de Verenigde Staten. De doorgave van deze gegevens gebeurt op grond van het EU-VS Privacy Shield Framework. Meer informatie over het privacybeleid van MailChimp staat hier.
V Privacyverklaring t.a.v. cliënten en klanten van ARH
Wanneer u informatie aanvraagt bij, of zich aanmeldt voor de diensten van ARH – als cliënt of als opdrachtgever van begeleiding van medewerkers – vraagt de praktijk u om persoonsgegevens te verstrekken. De vraag om persoonsgegevens te verstrekken wordt altijd tot een minimum beperkt, met inachtneming van het doel van de informatie. Bij een informatieaanvraag wordt de vraag naar persoonsgegevens in principe beperkt tot NAW gegevens en email- en telefoongegevens, met het doel dat contact opgenomen kan worden om uw vraag te beantwoorden. Indien noodzakelijk voor het adequaat beantwoorden van de door u gestelde vraag, kan een korte toelichting op de gezondheidstoestand en eerdere begeleiding gevraagd worden i.v.m. het kunnen inschatten of ARH de gevraagde dienst op de juiste wijze kan leveren. Indien er wordt besloten om een dienst af te nemen, dan worden via een intake-formulier de benodigde gezondheids- en verzekeringsgegevens gevraagd om de opstart van de begeleiding of behandeling adequaat voor te bereiden.
VI Gegevensverstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens worden in beginsel alleen gebruikt door ARH. De praktijk verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden zonder uw toestemming, tenzij zij daartoe verplicht is op basis van de wet, een rechterlijke uitspraak of als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een (behandel)overeenkomst tussen u en de praktijk.
VII Beveiliging van gegevens
VII.1 Opslag gegevens
De gegevens die een klant of cliënt verstrekt, worden door de praktijk in een beveiligde omgeving opgeslagen. In overeenstemming met de wet AVG bewaart ARH uw gegevens niet langer dan voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen, zoals die van 20 jaar voor dossiers Haptotherapie (op grond van de WGBO) en 7 jaar van fiscaal noodzakelijke gegevens.
VII.2 Gegevensverkeer
Gegevensverkeer via e-mail ten behoeve van informatieaanvragen, inschrijving voor activiteiten of nieuwsbrief, en begeleiding, wordt door ARH versleuteld verstuurd. Informatie die via Contactformulieren van de website naar ARH wordt gestuurd, wordt versleuteld getransporteerd. Indien klanten of geïnteresseerden informatie versturen direct naar info@haptotherapieweert.nl, is de cliënt of klant zelf verantwoordelijk voor de versleutelde beveiliging van de informatie via de eigen server.
VIII Nadere specificatie van de omgang met uw gegevens
VIII.1 Wat gebeurt er met uw gegevens, de locatie van bewaring, de bewaartermijn en de toegang tot de gegevens:
• Uw gegevens worden via een beveiligde mailverbinding gemaild naar Anne Rodenburg Haptotherapie zodat uw vraag beantwoord kan worden of aan uw verzoek voldaan kan worden.
• Bij elk contactformulier op de website wordt expliciet toestemming gevraagd voor het gebruik van de gegeven informatie voor een specifiek doel: aanmelding voor een activiteit, geven van informatie t.b.v. begeleiding.
• De gegevens worden bewaard voor maximaal twee jaar in de beveiligde gegevensopslag van ARH.
• Indien u daadwerkelijk een begeleidingsovereenkomst aangaat met ARH, worden de per mail verstrekte gegevens die nodig zijn voor dossiervorming aan het dossier toegevoegd.
• Indien u daadwerkelijk een begeleidingsovereenkomst aangaat met ARH, wordt de bewaartermijn verlengd tot vijf jaar na beëindiging van de begeleiding, rekening houdende met het volgende:
- In geval het begeleiding in de vorm van Coaching betreft, worden de gegevens die tot het Haptotherapeutische gegevens tot 20 jaar bewaard na afronding. De gegevens betreffende het coachingstraject en de coachingsoefeningen worden tot vijf jaar na afronding bewaard.
- In geval het begeleiding binnen de Haptotherapie betreft, worden de dossiers tot 20 jaar na afronding bewaard in het kader van de verplichtingen van de WBGO.
• Alleen Anne Rodenburg of haar plaatsvervanger heeft toegang tot deze gegevens. Gegevens worden niet met andere partijen gedeeld.
Uitgangspunt van ARH is dat de toestemming bij elk contactformulier vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig is.
IX Rechten
IX.1 Beëindiging registratie persoonsgegevens
U heeft ten allen tijde de mogelijkheid om uw persoonsgegevens in administratie, mailinglijst of dossier in te zien, te veranderen, of te laten verwijderen. In dat geval kunt u schriftelijk contact met de praktijk opnemen en een schriftelijk verzoek tot inzage, verandering of verwijdering indienen.
De praktijk zal in geval van een verzoek tot verwijdering uw gegevens vervolgens binnen een termijn van 3 maanden uit haar systemen verwijderen, behoudens in het geval dat er een wettelijke verplichting geldt om bepaalde gegevens nog te bewaren.
IX.2 Recht op overdracht van gegevens
Tevens heeft u recht op het overdragen van of het overdraagbaar maken van uw gegevens. Ook hiervoor kunt u een schriftelijk verzoek doen. Het verzoek wordt binnen 4 weken in behandeling genomen.
